Home » Actueel » Coachend vergaderen

Coachend vergaderen

Als je in één woord zou moeten zeggen waarom mensen nooit hun volle productiviteit en talenten bereiken, dan zou dat woord “vergaderen” zijn.

Hoeveel vergaderingen heb je bijgewoond die slecht werden geleid, niet informatief waren en eigenlijk pure tijdsverspilling? Uit onderzoek blijkt dat vergaderen meer improductieve uren geeft dan bijvoorbeeld de email en telefoontjes afhandelen. Een man uit de Quote 500 vertaalde dit naar een verlies van 70 miljoen euro op jaarbasis.

Zelfs ervaren trainers en managers staan vaak voor groepen die zich als kikkers in een kruiwagen gedragen. Ze komen nooit met zijn allen bij het eindpunt. Een aantal heeft overal een mening over, nieuwe ideeën worden gespuid zonder dat ze ooit doel raken, emoties lopen hoog op terwijl anderen kiezen voor de strategie van het zwijgen. Toch blijven deze vergaderingen op dezelfde manier doorgaan, want je hoort nou eenmaal eens per week/2 weken/maand te vergaderen. Toch blijven dit soort vergaderingen het meest gebruikte communicatiemiddel.

Hoeveel tijd en geld zou je kunnen sparen door efficiënt en effectief te vergaderen? Met de goede technieken kunnen vergaderingen productieve bijeenkomsten worden waarmee mensen geholpen worden om hun doelen te bereiken.

Een training kan leerzaam zijn voor de voorzitter/facilitator van bijeenkomsten. Niet alleen om de basisbegrippen te leren, maar om te leren hoe je het maximum potentieel uit een vergadering kunt halen. Hoe zorg je dat iedereen aan het woord komt op het goede moment. Coachend voorzitten zou een goed omschrijving zijn.

Voor al degenen die van nature al het talent hebben om het maximum uit de aanwezigen bij een vergadering te halen de volgende tips:

- Lees nooit voor uit verslagen van andere vergaderingen. Stuur die per mail voor de vergadering. Wees niet bang dat medewerkers het niet zullen snappen zonder je persoonlijke toelichting.
- Besteed tijd aan het maken van de agenda. Daar staan alle punten in die besproken worden, met een korte uitleg en verspreidt deze op tijd. Vraag om input! Reacties kunnen dan alvast meegenomen worden.
-Zorg dat je zelf commitment van boven hebt.
-Stel je eigen strategische doelen vast.
-Begin met een rondvraag om de agenda vast te stellen. 
-Besteed tijd aan de bedrijfsdoelen die gehaald moeten worden en de hulp die daarbij nodig is.
-Laat je niet verleiden tot individuele discussies.
-Bewaak de focus
-Negatief gedrag stoppen
-Bewaak de eenheid van richting
-Sluit altijd af met commitment

Tot slot de gouden tip: Een vergadering hoeft geen twee uur te duren! Als het in 5 minuten kan, is dat ook goed.

John van der Borg

Business consultant, motiverend spreker, ervaren trainer en coach. Hij leidt Sigma Management, een organisatie gericht op organisatieontwikkeling en trainingen. Bel hem op 024-6636030, of stuur een email naarjvdborg@sigma-management.nl. Meer informatie en artikelen staan op de website www.sigma-management.nl.


John van der Borg publiceert een aantal artikelen per jaar. Wilt u nieuwe artikelen ontvangen per e-mail, stuur dan even een bericht. Terug naar het overzicht >>.